Электронный документооборот
«ГИС-Информ» – это Web-решение, которое устанавливается на сервере и каждый пользователь подключается к серверу через Web-интерфейс. Система может использовать любою операционную систему, в том числе Windows, Linux и пр. СЭД «ГИС-Информ» обеспечивает работу с документами любого типа и поддерживает полный «жизненный цикл» документа: создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. Система представляет собой веб-приложение и для её использования достаточно интернет браузера. Между пользователями формируется единая информационная среда, которая не только обеспечивает обмен документами, но и представляет возможность организации единого хранилища данных и повсеместного доступа к нему посредством Интернет. При этом отсутствует необходимость в обновлении парка оборудования.
Для кого предназначено:
Система электронного документооборота «ГИС-Информ» предназначена для коммерческих компаний, как холдингов с с территориально удаленными филиалами, так и организаций среднего и малого бизнеса, госкорпораций, органов федеральной и региональной власти, учебных заведений, консалтинговых компаний.
Результаты внедрения СЭД «ГИС-Информ»
Практика работы с документами по традиционной бумажной технологии показывает, что около 30% рабочего времени сотрудника тратится на поиск и согласование документов — средний сотрудник выполняет в день до 10 операций по поиску необходимых бумаг. Поиск одного документа требует в среднем 2 минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужного документа и на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу. При этом 6% документов безвозвратно теряются. Вдобавок каждый внутренний документ организации может копироваться до 20 раз.
Автоматизация управления документами с помощью «ГИС-Информ» приводит к облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, к росту продуктивности труда, что в конечном итоге повышает качество управления. Это достигается посредством автоматизации процесса делопроизводства, организации электронного документооборота и архива документов, предоставления оперативного доступа к информации, решения вопроса электронного опубликования официальных документов.
После внедрения СЭД «ГИС-Информ» руководство организации получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях. В качестве основных преимуществ можно привести:
- повышение управляемости;
- повышение качества оказания услуг;
- улучшение исполнительской дисциплины;
- оперативное реагирование на изменения;
- повышение открытости и прозрачности работы;
- снижение расходов на обеспечение работы;
- увеличение конкурентоспособности.