ГИС-ИнформОбщее назначение и область применения

ГИС-Информ — это программный продукт, представляющий из себя платформу для создания систем управления предприятием (группой компаний) в коммерческих и государственных организациях любого масштаба.

ГИС-Информ — обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и даёт возможность свести к минимуму использование бумажных документов. При этом позволяя полностью отслеживать путь обработки документов, назначение исполнителей и предпринятые исполнителями действия.

ГИС-Информ — это web-ориентированная система, для ее использования пользователю не нужно устанавливать на своем рабочем месте какое-либо дополнительное ПО — вся работа в системе ГИС-Информ производится через браузер, имеющейся на компьютере.

Документооборот

Примеры автоматизации типовых бизнес-процессов предприятия

Документооборот — основной компонент системы ГИС-Информ, который предназначен для управления документами и бизнес-процессами. В продукте предусмотрены инструменты для решения достаточно широкого спектра задач: утверждение, исполнение, уведомление и контроль исполнения, управление версиями, публикацией, доступом.

Делопроизводство

Назначение: учет и обработка корреспонденции, постановка задач по документу и контроль их исполнения, учет и обработка распорядительной внутренней документации.

Типы документов:

• входящая корреспонденция;

• исходящая корреспонденция;

• приказы / распоряжения;

• служебные записки / задания.

Обработка документов выполняется в зависимости от типа документа и маршрута, по которому документ был подан на обработку.

Наиболее простой процесс обработки — это регистрация и отправка документа в архив. При этом перед отправкой в архив к документу может быть предоставлен доступ всем заинтересованным пользователям как вручную, так и автоматически.

Такой процесс обычно используется для обработки исходящей корреспонденции:

1. регистрация документа — создание электронной карточки документа;

2. отправка документа на ознакомление и предоставление доступа к документу;

3. завершение обработки документа — присвоение документу статуса закрыт.

Схема обработки исходящей корреспонденции

Входящая корреспонденция кроме регистрации очень часто требует дополнительной обработки такой как постановка задач по документу. Для этого используется механизм наложения резолюции:

1. регистрация карточки документа;

2. наложение резолюции — постановка задачи по документу, назначение исполнителей, контролёров и др. участников исполнения;

3. исполнение документа с последующей проверкой и подтверждением правильности исполнения руководителем исполнения;

4. завершение обработки документа — присвоение документу статуса «исполнен».

Схема обработки входящей корреспонденции

При наложении резолюции по документу назначаются исполнители, контролёры, предоставляется необходимый доступ, уточняется задача и устанавливаются сроки исполнения резолюции. После выполнения резолюции, при необходимости, результат утверждается руководителем исполнения и документ получает статс «Исполнен».

Резолюцией может быть так же команда «закрыть документ», при этом документ не поступает на исполнение, а получает статус «закрыт» и его обработка прекращается.

По необходимости резолюция может быть подготовлена и наложена в несколько этапов с участием нескольких пользователей.

Управление договорами

Назначение: подготовка и согласование договоров, ведение реестра договоров.

Типы документов:

• договор.

Процесс обработки договора заключается в рассмотрении документа, внесении необходимых исправлений, последовательном согласовании документа. Также предусмотрен учёт подписанных копий и учёт всех внесённых изменений в карточку и исходный документ:

1. регистрация документа — создание электронной карточки документа с общим описанием и электронной копией документа;

2. поэтапное согласование документа;

3. внесение исправлений автором документа на основании замечаний рассматривающих;

4. утверждение документа. Документ получает статус «Утверждён» после полного прохождения маршрута согласования;

5. привязка электронной копии подписанного документа.

Процесс согласования и обработки договора

Согласование договора обычно выполняется в несколько последовательных этапов. При этом каждый этап может включать как отдельных участников рассмотрения так и группы участников рассмотрения.

После согласования всеми участниками рассмотрения документ переходит на следующий этап. Участники текущего все одновременно получают доступ к документу, возможность согласования или направления автору на исправление.

Если участники этапа объединены в группу, то согласование документа любым из участников является согласованием для всей группы.

Пример маршрута согласования договора

Интерфейс пользователя

Примеры

Регистрация документа

При регистрации документа

в ГИС-Информ пользователь заполняет карточку документа и привязывает к ней электронную копию.

Содержимое и формат карточки документа зависит от типа документа и настраивается под заданные требования.

У одной карточки документа может быть несколько авторов. Авторы могут быть назначены автоматически или вручную.

 

 

 

 

Поручение по документу

Поручение по документу ставится при наложении резолюции.

Резолюция содержит списки исполнителей, сроки, текстовое описание задания, файлы.

Исполнение резолюции может быть проверено на одном или двух уровнях.